Echipa curatorială este formată din Nathalie HOYOS și Rainald SCHUMACHER, rolul lor fiind acela de a superviza conținutul curatorial al întregului eveniment și de a alege tema curatorială a primei ediții Art Encounters: “Aparență și Esență”. De asemenea, Nathalie și Rainald s-au ocupat de selecția artiștilor invitați să participe în expoziția principală a bienalei, de selecția artiștilor aflați în rezidențe, dar și de alegerea invitaților ce vor lua parte la conferințele din cadrul bienalei. Totodată, cei doi au invitat o serie de alți curatori, care vor organiza expoziții în cadrul programului oficial.
Echipa de coordonare este formată din Sorina JECZA și Suzana VASILESCU, rolul lor fiind cel de a coordona întreaga organizare a evenimentului.
Comunicarea evenimentului este coordonată de Oana ROMOCEA, iar partea de marketing de Georgia BACINSCHI.
Echipa de organizare este susținută de o serie de persoane ce reprezintă o parte dintre instituțiile partenere, și anume: Sorin PREDESCU (Direcția Județeană pentru Cultură, Timiș), Lavinia SIMION (Primăria Municipiului Timișoara), Ingrid DIAC, Delia CRĂCIUN și Annick LEDERLE (Insitutul Cultural Francez, Timișoara), Raluca POPA (Centrul Cultural German, Timișoara), Oana SIMIONESCU (Ordinul Arhitecților din România, Filiala Timiș), Adriana LUCACIU și Maria OROSAN-TELEA (Facultatea de Arte și Design, Universitatea de Vest).
Președintele Art Encounters este Ovidiu ŞANDOR.
Fundația Art Encounters este o instituție culturală independentă, înființată în 2015, de către Ovidiu Șandor, colecționar de artă implicat activ în scena de artă contemporană din România, membru al Comisiei de Achiziții de Artă Est-Europeană si Rusă a Muzeului Tate Modern, Londra.
Experiențele de curatori ale lui Nathalie Hoyos includ activitatea curatorială la Sala Expozițională și de Artă a Republicii Federale Germane din Bonn, precum și la Belvedere în Viena, în calitate de consilier în politici culturale și strategii de dezvoltare a colecțiilor.
Rainald Schumacher a fost curator-șef și director al Colecției Goetz din München, Germania, totodată curator de artă contemporană la Sala Expoziționala și de Artă. A fost director al Galeriei Esther Schipper, Berlin și al Galeriei Barbara Gladstone, New York. A lucrat ca studio manager pentru Gerhard Richter în Köln, Germania.
